Privacybeleid

1  Wie wij zijn

Evenyo is het platform voor de kartsport op evenyo.io, aangeboden door TotalWebCreations (eenmanszaak, handelend onder de naam Evenyo), Henry Dunantweg 6, 7161 WS Neede, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 75833506.

Vragen over privacy stel je via [email protected].

2  Twee rollen

Schrijf je je als rijder in bij een club of kampioenschap, dan is die organisatie verantwoordelijk voor je gegevens. Evenyo verwerkt ze in opdracht van de organisatie, volgens een verwerkersovereenkomst. Met een vraag of verzoek over die gegevens kun je bij de organisatie terecht; veel regel je ook zelf in je profiel.

Voor deze website, voor demo-aanvragen en voor de accounts van beheerders is Evenyo zelf verantwoordelijk.

3  Welke gegevens we verwerken

Van bezoekers van deze website en van mensen die een demo aanvragen:

• naam, club of organisatie, e-mailadres, telefoonnummer en het bericht dat je stuurt
• technische gegevens die nodig zijn om de site te tonen en te beveiligen, zoals je IP-adres

Van beheerders van een organisatie:

• naam, e-mailadres en rol
• wanneer er is ingelogd en welke wijzigingen er zijn gedaan

Van rijders, in opdracht van de organisatie:

• naam, geboortedatum, adres, e-mailadres en telefoonnummer
• licentie, startnummer, klasse en eventueel bondslicentie, team en materiaal
• inschrijvingen, bestellingen, betalingen en facturen
• tijden, uitslagen, klassementen, meldingen en straffen
• naam en contactgegevens van een ouder, verzorger of teambaas

Van officials, in opdracht van de organisatie: naam, telefoonnummer, rol en de meldingen die zij maken.

4  Waarvoor we ze gebruiken

• Om een demo te plannen en vragen te beantwoorden. Dat doen we omdat je daarom vraagt.
• Om het platform te laten werken: inschrijven, betalen, het tijdschema, de racedag, live timing, wedstrijdleiding en uitslagen. Dat is nodig voor de overeenkomst tussen de rijder en de organisatie.
• Om berichten te sturen over een inschrijving of evenement, zoals een bevestiging of een gewijzigd tijdschema.
• Om facturen te bewaren. Dat is wettelijk verplicht.
• Om het platform te beveiligen en fouten op te sporen.

We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.

5  Rijders jonger dan 16 jaar

Is een rijder jonger dan 16 jaar, dan geeft een ouder of verzorger toestemming voordat de inschrijving definitief is. Dat kan via een link per e-mail of op de baan.

6  Met wie we gegevens delen

We delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn om Evenyo te laten werken:

• Hetzner: de servers en de database, in de Europese Unie
• Amazon Web Services: opslag van bestanden en foto's, in Frankfurt
• Cloudflare: beveiliging en doorgifte van het verkeer naar onze servers
• Mollie: betalingen en terugbetalingen
• Mailgun: het versturen van bevestigingen, inlogcodes en berichten
• Google Firebase: meldingen in de apps
• Apple en Google: alleen als je een pas aan je Wallet toevoegt
• het boekhoudpakket dat de organisatie kiest, zoals Moneybird of e-Boekhouden: facturen
• MYLAPS: de koppeling met de tijdwaarneming

Een deel van deze partijen is Amerikaans. Voor zover gegevens daardoor buiten de Europese Unie komen, gebeurt dat op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de modelcontracten van de Europese Commissie.

Uitslagen en startlijsten zijn openbaar als de organisatie daarvoor kiest. Daarop staan je naam, startnummer en klasse.

7  Hoe lang we gegevens bewaren

• Facturen en betalingen: zeven jaar, dat is wettelijk verplicht.
• Gegevens van rijders: zo lang als de organisatie instelt. Daarna worden ze automatisch verwijderd of geanonimiseerd.
• Het logboek van wijzigingen in de backoffice: twee jaar.
• Demo-aanvragen: tot twaalf maanden na het laatste contact.

8  Cookies

Deze website gebruikt alleen cookies die nodig zijn om de site te laten werken, bijvoorbeeld om het demoformulier veilig te versturen. We gebruiken geen cookies om je te volgen en geen advertentiecookies.

9  Jouw rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren, laten verwijderen en meenemen. Je mag ook bezwaar maken tegen het gebruik ervan.

• Als rijder download je je gegevens in je profiel, en kun je daar je account verwijderen. De verwijdering is na 14 dagen definitief; tot die tijd kun je haar intrekken.
• Bij verwijdering blijven facturen bewaard. Uitslagen blijven staan zonder je naam, tenzij de organisatie ervoor heeft gekozen namen in uitslagen te behouden.
• Voor andere verzoeken mail je de organisatie, of ons via [email protected]. Je krijgt binnen een maand antwoord.

Ben je het niet eens met hoe er met je gegevens wordt omgegaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10  Beveiliging

De gegevens van elke organisatie zijn in de database van elkaar gescheiden. Gevoelige gegevens slaan we versleuteld op, inlogcodes bewaren we niet leesbaar, en wijzigingen in de backoffice worden vastgelegd. Alleen wie het voor zijn werk nodig heeft, kan bij de gegevens.

Gaat er toch iets mis met persoonsgegevens, dan melden we dat aan de organisatie en waar nodig aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

11  Wijzigingen

We passen dit beleid aan als Evenyo verandert. De nieuwste versie staat altijd op evenyo.io/privacy, met de datum erbij.